Этикет электронной почты: правила написания и ответа на письма.

Примерное время на чтение статьи: 2 минуты

Этикет электронной почты важен в общении для поддержания профессиональных отношений и эффективного взаимодействия. С появлением Интернета люди теперь посылают друг другу сообщения по Е-mail чаще, чем перезваниваются. Это позволяет быстро обмениваться информацией с друзьями, коллегами и партнерами. И в этом им очень помогает умение писать письма.

Вот несколько основных правил написания и ответа на электронные письма. Эти правила верны и для обычной переписки, и для электронной.

Этикет электронной почты: правила написания электронных писем

1. Четкая тема:

• Указывайте ясную и информативную тему письма, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь.

2. Приветствие:

• Начинайте письмо с вежливого обращения (например, «Уважаемый (ая) [Имя]»).
• Используйте формальное или неформальное приветствие в зависимости от уровня знакомства.

3. Структура текста:

• Используйте абзацы для разделения мыслей. Это делает текст более читабельным.
• Начинайте с краткого введения, затем переходите к основной части и завершайте выводами или просьбами.

4. Ясность и краткость:

• Излагайте свои мысли четко и лаконично. Избегайте пространных предложений и сложных терминов, если они не нужны.

5. Вежливость:

• Используйте вежливые формулировки и выражайте благодарность, если это уместно.
• Избегайте агрессивного или резкого тона.

6. Правописание и грамматика:

• Проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой. Ошибки могут создать негативное впечатление.
• Если автор письма не вполне разбирается в вопросах «правильнописания»- то рекомендуется проверять текст на ошибки посредством специальных программ.

7. Завершение письма:

• В конце письма поблагодарите адресата за внимание и выразите готовность ответить на возникшие вопросы.
• Укажите свою фамилию, имя и должность, а так же контактную информацию (телефон, e-mail, адрес).

Этикет электронной почты: правила ответа на электронные письма

1. Своевременность:

• Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее, желательно в течении 24 часов.
• Если ответ требует более длительного времени, сообщите об этом отправителю.

2. Цитирование оригинала :

• При ответе на письмо цитируйте оригинальное сообщение, чтобы получатель мог легко понять контекст.

3. Краткость ответа:

• Не повторяйте всю информацию из предыдущего сообщения, отвечайте только на необходимые моменты.

4. Уточнение вопросов:

• Если в письме есть вопросы или просьбы отвечайте на них по существу.
• Если у вас нет информации по какому-то вопросу так и напишите: «К сожалению не могу ответить на ваш вопрос, так как не располагаю нужной информацией».

5. Форматирование:

• Если ваш ответ содержит важную информацию, используйте списки или выделение для лучшей видимости.

6. Завершение:

• Заканчивайте ответ вежливой фразой (например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями») и подписью.

Дополнительные советы

• Избегайте использования заглавных букв в написании текста: Это может восприниматься как крик.
• Будьте осторожны с юмором: Он может быть неправильно понят в письменной форме.
• Не отправляйте письма в состоянии эмоций: Если вы расстроены или сердиты, лучше подождать, прежде чем отвечать. Необходимо взвесить ситуацию и решить: реально ли сказать тот же текст данному человеку при личной встрече?

Следуя этим правилам этикета в общении посредством электронной почты, вы сможете поддерживать профессиональный и вежливый стиль общения.