Примерное время на чтение статьи: 2 минуты
Этикет электронной почты важен в общении для поддержания профессиональных отношений и эффективного взаимодействия. С появлением Интернета люди теперь посылают друг другу сообщения по Е-mail чаще, чем перезваниваются. Это позволяет быстро обмениваться информацией с друзьями, коллегами и партнерами. И в этом им очень помогает умение писать письма.
Вот несколько основных правил написания и ответа на электронные письма. Эти правила верны и для обычной переписки, и для электронной.
Этикет электронной почты: правила написания электронных писем
- Четкая тема:
- Указывайте ясную и информативную тему письма, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь.
2. Приветствие:
- Начинайте письмо с вежливого обращения (например, «Уважаемый (ая) [Имя]»).
- Используйте формальное или неформальное приветствие в зависимости от уровня знакомства.
3. Структура текста:
- Используйте абзацы для разделения мыслей. Это делает текст более читабельным.
- Начинайте с краткого введения, затем переходите к основной части и завершайте выводами или просьбами.
4. Ясность и краткость:
- Излагайте свои мысли четко и лаконично. Избегайте пространных предложений и сложных терминов, если они не нужны.
5. Вежливость:
- Используйте вежливые формулировки и выражайте благодарность, если это уместно.
- Избегайте агрессивного или резкого тона.
6. Правописание и грамматика:
- Проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой. Ошибки могут создать негативное впечатление.
- Если автор письма не вполне разбирается в вопросах «правильнописания»- то рекомендуется проверять текст на ошибки посредством специальных программ.
7. Завершение письма:
- В конце письма поблагодарите адресата за внимание и выразите готовность ответить на возникшие вопросы.
- Укажите свою фамилию, имя и должность, а так же контактную информацию (телефон, e-mail, адрес).
Этикет электронной почты: правила ответа на электронные письма
- Своевременность:
- Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее, желательно в течении 24 часов.
- Если ответ требует более длительного времени, сообщите об этом отправителю.
2. Цитирование оригинала :
- При ответе на письмо цитируйте оригинальное сообщение, чтобы получатель мог легко понять контекст.
3. Краткость ответа:
- Не повторяйте всю информацию из предыдущего сообщения, отвечайте только на необходимые моменты.
4. Уточнение вопросов:
- Если в письме есть вопросы или просьбы отвечайте на них по существу.
- Если у вас нет информации по какому-то вопросу так и напишите: «К сожалению не могу ответить на ваш вопрос, так как не располагаю нужной информацией».
5. Форматирование:
- Если ваш ответ содержит важную информацию, используйте списки или выделение для лучшей видимости.
6. Завершение:
- Заканчивайте ответ вежливой фразой (например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями») и подписью.
Дополнительные советы
- Избегайте использования заглавных букв в написании текста: Это может восприниматься как крик.
- Будьте осторожны с юмором: Он может быть неправильно понят в письменной форме.
- Не отправляйте письма в состоянии эмоций: Если вы расстроены или сердиты, лучше подождать, прежде чем отвечать. Необходимо взвесить ситуацию и решить: реально ли сказать тот же текст данному человеку при личной встрече?
Следуя этим правилам этикета в общении посредством электронной почты, вы сможете поддерживать профессиональный и вежливый стиль общения.